# ZARZĄDZANIE - Czy telekonferencje mają sens?

Dodano 24.1.2018

Chyba nie ma w tej chwili pracownika działu sprzedaży, który nie wie, czym jest telekonferencja. Podejrzewam, że niektórym do tej pory śnią się one po nocach: obowiązkowa obecność pięć razy dziennie bez względu na okoliczności, szybki raport wyników i w głowie cztery potencjalne plany naprawcze w zależności od tego, jak idzie kolegom i o który wynik zapyta przełożony. Słaby wynik powoduje karę w postaci obecności na kolejnej konferencji, z reguły o dziko porannej porze (żeby bardziej bolało), z innym szefem.

  • Wynik: stres, dezorganizacja dnia, pochopne decyzje, demotywacja, poczucie straty czasu, zarówno z punktu widzenia uczestnika, jak i prowadzącego (pamiętajmy, że prowadzący jest także uczestnikiem telekonferencji ze swoimi szefami). Czy tak prowadzony online meeting ma sens i motywuje do efektywniejszej pracy? Absolutnie NIE.

               Miałam też przyjemność brać udział w zupełnie innym typie telekonferencji: siedem doświadczonych managerek regionalnych w zespole (w tym jedna szefowa) po każdej nowej procedurze wdrażanej w organizacji, ogłaszanej najczęściej w formie maila, z inicjatywy jednej z członkiń zespołu (niekoniecznie przełożonej), organizują telekonferencję w celu omówienia zmiany w firmie i wymiany poglądów.

  • Wynik: poczucie przynależności do zespołu i wsparcia, wymiana poglądów, praca zespołowa, partycypowanie w zmianie, bardzo często wspólne żarty, a koniec wypracowanie skutecznych rozwiązań i duma u przełożonej. Czy taki online meeting ma sens i motywuje? Oczywiście, że TAK.

Dzięki tym skrajnym przykładom można wnioskować, że skuteczna telekonferencja:

- odbywa się regularnie o wspólnie ustalonej godzinie, ale niezbyt często, bo straci na wartości. Jeżeli nieregularnie, to po uprzednim ustaleniu terminu i akceptacji wszystkich uczestników;

- musi mieć cel angażujący wszystkich, którzy w niej uczestniczą. Ma służyć przekazywaniu informacji, wymianie poglądów, zebraniu wyników, ale przede wszystkim budowaniu zespołu i motywacji jego członków do efektywnej pracy;

- nigdy nie dorówna osobistemu zebraniu zespołu, ale wypełnia luki pomiędzy zebraniami, jest bezapelacyjnie tańsza, spina w całość nawet bardzo rozproszony zespół, ułatwia delegowanie zadań managerom oraz koordynowanie projektów z wieloma autorami;

- najlepiej, aby odbywała się z opcją wizji (np. Skype), ale z uwagi na częste problemy z połączeniami najmniej zawodny (ale najbardziej kosztowny) jest pokój konferencyjny, a najbardziej podręczny telefon i scalenie kilku połączeń jednocześnie;

- nie powinna zawierać krytyki wymierzonej tylko w jednego członka, negatywny feedback na forum nie motywuje, natomiast zagrzewanie do boju całego zespołu tak, i to bardzo mocno;

- jest efektywniejsza niż e-mail, daje przestrzeń do rozwinięcia tematu, zadawania pytań i uzyskiwania od razu odpowiedzi;

- to także narzędzi do kontroli pracowników w rozproszonej strukturze – bardzo często w tle można usłyszeć odgłosy miejsca, w którym właśnie znajduje się nasz podwładny;

 

Odpowiadając zatem na pytanie: czy telekonferencje mają sens? Oczywiście, że tak… ale tylko te dobrze poprowadzone...

Skontaktuj się z nami:

695 690 540

dsedek@candoconsulting.pl